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Gerir o Tempo

Existe uma expressão utilizada por alguns gestores que nos diz que "falhar a planear, é planear para falhar". Não sei se a máxima está correcta, embora ela faça alguma sentido, na medida em que muitos dos problemas de falta de tempo que cada um de nós tem, existem porque não fazemos um planeamento adequado, isto é, quando este é feito.

O principal benefício que obtemos quando fazemos uma boa gestão do nosso tempo é precisamente o ganho de tempo. Uma gestão adequada deste recurso permite, entre outras coisas, que os nossos objectivos sejam alcançados de forma mais eficiente, que se definam prioridades, que se crie uma melhor perspectiva dos desafios que temos de enfrentar, que nos recordemos das nossas tarefas, que melhoremos a forma como comunicamos e também a nossa criatividade, facilita a delegação de tarefas, e por último, mas não menos importante, que tenhamos uma vida mais equilibrada e com tempo para a nossa vida familiar.

Durante um dia de trabalho existem várias variáveis que nos roubam tempo e que no final do dia se forem todas contabilizadas ajudam a explicar algum do atraso que por vezes ocorre na realização das nossas tarefas. Entre elas podemos destacar os telefones tocando constantemente, as visitas inesperadas que recebemos, as reuniões demasiado longas e desorganizadas, uma pouca clarificação das nossas prioridades, a falta de delegação de tarefas ou as falhas técnicas que sempre surgem, nomeadamente ao nível informático.

Perante este cenário alguns de nós somos capazes de ficar alarmados, tal é a complexidade que envolve um dia normal de trabalho. Existe no entanto um conjunto de instrumentos, ou de truques se preferirmos, a que é possível recorrer, bastando para isso sermos disciplinados. Podemos, por exemplo, definir quais são as nossas tarefas diárias que constituem rotina e definir uma hora específica para a sua realização, fazer as coisas que requerem maior capacidade intelectual quando estamos em melhores condições, fixar prazos para a realização de todas as tarefas, não adiar assuntos importantes e que a maior parte das vezes contribuem para nos bloquear o cérebro, criar períodos de tempo em que não queremos ser incomodados, terminar sempre um trabalho quando este é iniciado, aprender a dizer não quando somos solicitados em alturas inconvenientes, e por aí fora. No essencial podemos reter que a gestão que fazemos do nosso tempo tem implicações directas no alcançar dos objectivos a que nos propomos. Por esse facto nada melhor do que começarmos por fazer uma análise do tempo que gastamos com determinadas tarefas. Dessa análise podemos concerteza retirar conclusões interessantes e que nos permitam perceber onde é que estamos a gastar tempo desnecessariamente, e ainda, perceber se existe uma proporção adequada entre a importância das tarefas e o tempo que despendemos com elas. Por outro lado é possível fazermos diariamente, ou quanto muito semanalmente, uma lista de prioridades, que permita organizarmo-nos em função da sua importância, ou tomar decisões imediatas sobre assuntos menores, o que nos permite aliviar a sobrecarga de tarefas a realizar.

Espero com este artigo ter contribuído para que todos façamos uma melhor gestão do nosso tempo.

Tiago Torégão
Economista
Magazine do Algarve - Março de 2004

Magazine do Algarve

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